Conform studiilor de specialitate, angajatii pierd intre 20 si 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a cauta diferite acte si documente. Prin implementarea unui sistem profesional de arhivare electronica toate aceste probleme ar fi de domeniul trecutului.

 

          In cazul in care aveti deja un progam propriu de arhivare electronica in derulare, cel mai probabil acesta este utilizat numai la scanarea documentelor nou intrate sau pentru anumite domenii. Este adevarat ca poate efectua munca de organizare a muntilor de hartie, dar in mod cert  timpul si efortul alocate acestei actiuni fac lucrurile sa fie foarte dificile in continuare. Procesul de scanare vizeaza in mod normal documentele curente, nu cantitatile enorme de documentatie pe care le-ati acumulat in timp. Timpul alocat de dvs. pentru o astfel de actiune va fi atat de indelungat, incat veti realiza ca nu mai faceti nimic altceva decat asta, in detrimentul activitatilor dvs. curente pentru care ati fost angajat. In astfel de cazuri, serviciile noastre sunt binevenite pentru a va ajuta sa mentineti o activitate normala a biroului dvs.

Solutia la indemana oricui: arhivarea electronica

         Arhivarea electronica presupune gestionarea tuturor categoriilor de documente, date si informatii existente intr-o companie. De asemenea, permite obtinerea datelor complete, corecte si in timp real, aspect ce contribuie major la bunul mers al schimburilor de informatii ce au loc in cadrul unui departament, intre departamente, intre companie si clienti etc.

 

 

         Noi preluam muntii de hartie din sediile dvs. si va returnam CD-uri sau DVD-uri ce contin imaginile scanate in formatul electronic ales in urma discutiilor dintre reprezentantii dvs. si echipa noastra. Din momentul in care noi am efectuat preluarea documentelor de la sediile dvs., scanerele noastre vor procesa informatiile continute in dosarele dvs. de calitate, marime si conditie fizica variate.

         Primim adesea intrebarea daca pot fi scanate si introduse in sistem documente de diferite formaturi – raspunsul este DA, desigur, deoarece am ales scannerele si softurile tinand cont de acest aspect exprem de important. In afara de formatul documentului, scannerele profesionale din dotarea companiei noastre pot procesa si diferitele grosimi pe care le au documentele.

         Scanerele noastre profesionale redau imagini exacte, de calitate, indiferent de marimea sau calitatea documentelor originale (Facturi, Contracte, Manuale, Chestionare, Prospecte, Declaratii, Chitante, Schite, Fise medicale etc).

           Securitatea documentelor presupune mult mai mult decat cine le poate accesa sau nu, desi acesta este aspectul care nelinisteste in general. In prezent, companiile aloca sume enorme pentru salvarea datelor din computere in fiecare zi, contractand uneori servicii extrem de costisitoare in acest sens. In contrast cu aceste actiuni, putini se gandesc ce s-ar intampla daca documentele pe hartie s-ar pierde. Explicatia poate fi ca sistemul de arhivare a documentelor fizice le-a scapat din vedere, acordand toata atentia computerelor, care pot fi supuse unui proces de “back up”, care nu poate fi aplicat unui dulap cu acte, desigur.

 

Marile avantaje ale sistemului de arhivare electronica in cadrul unei companii sunt: 

-          Simplificarea fluxului informational

-          Reducerea costurilor operationale

-          Cresterea eficientei angajatilor ca urmare a          
        simplificarii procesului de cautare si acces la
        informatie si totodata a sca derii dramatice a
        timpului alocat acestui proces

-          Viteza mare de acces la informatii

-          Accesul la documente din orice locatie

-          Marirea securitatii prin controlul accesului la
        informatii

-          Reducerea riscului de a se pierde informatii

-          Economia de spatiu

-          Economia de hartie

 

 

 

 

 E Arhive este extensia dulapului tau cu acte

             Arhiva dvs. de documente reprezinta efectiv activitatea companiei dvs. si are valoare operationala, financiara si legala. De asemenea, presupune riscuri, costuri si administrare eficienta. In prezent, datorita costurilor chiriilor precum si al salariilor angajatilor, nicio companie nu isi permite sa aiba parte de administrare ineficienta a informatiilor. Acest aspect poate fi dezastruos pentru reputatia, sanatatea financiara si chiar pentru supravietuirea afacerii dvs. 


              Etapele organizarii de arhiva fizica sunt:

.       Fondare / selectionare
.       Consultanta intocmire nomenclator
.       Ordonare
.       Legatorie
.       Inventariere
.       Depozitare
.       Distrugere

              Aceste etape ale procesului de arhivare fizica, enumerate mai sus, vizeaza intregul dvs. fond arhivistic. 

                       Inainte                                                Dupa

     

     Selectionarea dosarelor cu termene de pastrare depasite se efectueaza tinand cont de normele din legislatia in vigoare, precum si de specificatiile dvs.
In cazul in care societatea dvs. detine deja un nomenclator arhivistic, acesta va fi utilizat pe parcursul intregului proces. Daca nu exista un astfel de nomenclator, va putem oferi consultanta si suport  pentru intocmirea sa. 
     Dupa selectionarea dosarelor, cele care vor fi pastrate trec la urmatoarea etapa, de legare. Este ideal ca serviciul de legatorie sa se desfasoare in spatiul pus la dispozitie de detinatorul arhivei, cu aportul echipelor noastre specializate in lucrari de arhivare. Legarea dosarelor in unitati arhivistice se efectueaza in coperti de carton, cu sfoara de canepa, astfel incit sa fie posibila citirea completa a textului din interiorul dosarului. Un dosar (unitate arhivistica) poate contine pana la maximum 250-300 file. In cazul depasirii a 300 file - unitatea arhivistica se va imparti in mai multe volume, numerotate cronologic sau alfabetic, conform prevederilor legale. 
    Documentele sunt legate si, foarte important, ordonate in asa fel incat sa gasesti ceea ce ai nevoie in cateva minute. 
   Inventarierea si ordonarea unitatilor arhivistice se vor efectua de asemenea, conform nomenclatorului furnizat de dvs. sau intocmit de comun acord.

Depozitare Arhiva

Spatiile noastre pentru depozitare arhiva detin urmatoarele avize:                                                                      
         
                                                     
Arhivele Nationale
Inspectoratul pentru Situatii de Urgenta Bucuresti
Autoritatea Nationala de procesare a datelor cu caracter personal
Autorizatie de functionare nr 13/2014 pentru servicii de Prelucrare arhivistica
Autorizatie de functionare nr 76/2014 pentru servicii de Pastrare si conservare


  

 E Arhive furnizeaza o solutie sigura si comoda de distrugere a informatiilor din compania dvs.

 Distrugem toate documentele din hartie, capsate, lipite sau incopciate, utilizand shredder-ele noastre industriale performante.

  Echipa noastra sorteaza materialele primite pentru distrugere, inlaturand mapele din plastic sau cartoanele mai groase, acestea urmand a fi reciclate prin metode corespunzatoare. Intreaga cantitate de material rezultat in urma distrugerii documentelor este trimisa la un centru de reciclare.

 Distrugerea documentelor se efectueaza pe baza unui contract confidential, cu specificarea clara a datei distrugerii efective a documentelor.

  La cerere, E Arhive poate returna bibliorafturile, mapele si dosarele din plastic sau carton obtinute in urma distrugerii documentelor continute de acestea. Prin aceasta, incercam sa va ajutam sa reduceti costul facturilor de papetarie si sa ajutam mediul inconjurator.

 

Cauta in site

Contacteaza-ne

De luni pana vineri intre 9:00 si 18:00

Tel: +40 21 420 04 24;
         +40 720 066 507
Email: contact@earhive.ro

Urmareste-ne pe net